会則
(名称および事務所)
第1条 本会は五友会と称し、事務所を五友会会長宅におく。
(組 織)
第2条 本会は別に定める区域内(五友会町内会地図)に住むもので組織する。
(目 的)
第3条 本会は会員相互の親睦をはかり、生活環境の向上をはかり、防災・防犯・社会福祉・文化・レクレーション等の活動推進をはかることを目的とする。
(事 業)
第4条 本会はその目的を達成するために次の部及び委員会をおき、各種の活動を行う。
- 総 務 部 総会・役員会の開催、各部・会員との連絡、会員の慶弔に関すること。その他、各部に属さない事項に関すること。
- 広 報 部 市広報等の配布及び広報活動に関すること。
- 環 境 部 環境衛生並びに資源回収に関すること。
- 防 災 部 「五友会防災会」の運営と非常災害対策に関すること。
- 防 犯 部 防犯連絡所を置き、防犯灯の設置・維持、防犯活動に関すること
- 交 通 部 交通安全対策に関すること。
- 福 祉 部 社会福祉・文化・親睦・レクレーション活動に関すること。
- 会 計 部 この会の会計事務に関すること。
- 監 査 部 この会の会計監査等に関すること。
- 住民協定運営委員会 五友会住民協定に定める運営委員会活動に関すること。
(役 員)
第5条 この会に次の役員をおく。
(1)会長 1名
(2)副会長 若干名
(3)担当部長 若干名
(4)監査部長 若干名
(5)委員会委員長・副委員長
(6)顧問 若干名
(7)隣組組長
(役員の選任)
第6条 役員は次のように選任する。
- 隣接する隣組でブロックを編成する。
- ブロックごとにブロック長を置き、ブロック長は自動的に役員となる。
- ブロック長は、そのブロック内の中で選出する。
- 選出されたブロック長は、隣組組長を辞退することができる。
- 会長、副会長、各部長、監査部長等の役員は総会において選任する。
- 会長は必要に応じ、担当部長等として、及びアドバイザーとして顧問を選任できる。
- 隣組組長は各組の会員の互選により選任し、会長が委託する。
(役員の任期)
第7条 役員の任期は2年とする。隣組組長の任期は1年とする。ただし、いずれの役員も再任を妨げない。
(役員の職務)
第8条 役員は次の職務を行う。
- 会長は、本会を代表し、会務を総理する。
- 副会長は会長を補佐し、会長に事故ある時はその職務を代行する。
- 部長・委員長・副委員長は役員会を構成し、各部・各委員会活動の運営にあたる。
- 監査部長は本会の会計を監査する。
- 会計部長は本会の会計事務にあたる。
- 顧問は会長の諮問に答える。
- 隣組組長は各組の代表者として、総会に出席しなければならない。また、その隣組の事務、その他要務(用務)にあたる。
(総 会)
第9条 総会は、定期総会と臨時総会とする。
- 定期総会は年1回とし、会計年度終了1カ月以内に会長がこれを召集する。
- 臨時総会は、必要に応じて開催する。
- 総会は、本会の最高議決機関であって、全隣組組長をもって構成する。
- 総会に付議する事項は、おおむね次の通りとする。
(1)会則の制定、改廃 (2)予算、決算 (3)事業計画、事業報告 (4)役員の改選 (5)その他、必要と認められる事項
(その他の会議)
第10条 役員会、隣組組長会は必要に応じて随時開催する。
- 役員会の構成員は、会長、副会長、各部長、各委員長・副委員長および顧問とする。会長の要請により鵠友会会長、民生委員および関係会員の出席を求める場合がある。
- 隣組組長会の構成員は各隣組組長および各ブロック長とし、前項に定める役員会構成員が出席する場合がある。
(会 計)
第11条 本会の運営費は、会員からの会費その他の収入による。
- 会費は月額1世帯あたり200円とする。
- 役員等の町内会活動に要する運営費用は町内会で負担する。
- 会計年度は、毎年4月1日より始まり、翌年3月31日に終わる。
(情報管理‐保管と廃棄)
第12条 会を運営する為に作成された情報(電子データと書類)については各部毎に管理責任者を定め必要とする期間保管し、不要情報廃棄時は各部より予定する廃棄情報リストを会長宛てに提出し承認を得て廃棄するものとする。
- 情報の保管期間と保管者(管理責任者)
会長職に於ける活動記録 4年間 保管者:現会長
会計記録 5年間 保管者:会計部
監査記録 5年間 保管者:監査部
各部記録 3年間 保管者:各部
各委員会、親睦会記録 会長が別に定める期間
保管者:各委員長、委員、親睦会長及びその役員
個人情報 期間を定めずに保管し、更新時に旧情報を廃棄
保管者:各部、組長、各委員長、委員、親睦会長及びその役員 - 廃棄方法
・年度毎の役員及びブロック長、組長資料は引き継ぎが必要な資料以外は個人の責任にて廃棄する。(会則、役員名簿、回覧資料は引き継ぎ不要)
・役員による作成データ、資料で保管期間超の廃棄分は、機密文書として溶解処分(費用は会計負担)あるいは管理責任者による破砕処分とする。
(個人情報)
第13条 会員から得た個人情報については役員、組長による業務遂行の為にのみ使用する事とし管理責任者の元で適正に管理する事。 原則以外の開示、提供等の運用については会長判断によりなされ会長は役員会の承認を得るものとする。本規定は藤沢市個人情報保護に関する条例の本旨に従う事を基本とする。
- 五友会で定める個人情報と管理部門・管理責任者
各世帯入会申込書 会計部
組内会員名簿 組長 (組長作成、書式不定)
役員、組長名簿、編成表 総務部、会長、役員、組長
災害時用個別会員名簿 (防災ファイル、別紙1) 組長
災害発生時安否確認・被害確認結果 (同、別紙1-2) 組長
組内安否確認・被害集計 (同、別紙2) 組長、ブロック長
ブロック内安否確認・被害集計 (同、別紙3) ブロック長、防災部
ブロック・組内避難行動要支援者名簿(同、別紙4) 会長、福祉部
ブロック長、組長
組内避難行動要支援者個別名簿・訪問記録 (同、別紙5) 組長
災害発生時安否確認・被害確認結果(避難行動要支援者)(同 、別紙5 -2) 組長
災害時世帯調査用兼連絡先表(家族構成含,H25年度作成、書式不定) 防災部
委員会、親睦会業務に伴い収集された個人情報
各委員長、委員、親睦会長及びその役員 (書式不定)
五友会町内会会員地図 全役員、全会
(附 則)
1.昭和54年7月20日 制定実施
2.平成14年5月 全面改正
3.平成17年4月 一部改定
4.平成22年4月 一部改定
5.平成23年4月 一部改定
6.平成24年4月 一部改定
7.平成30年4月 一部改定
8.令和2年 4月 第12条、13条追加、及び一部改定(ボランティア関係)
9.令和3年 3月 第13条避難行動要支援者へ用語統一