（趣旨）

第1条 この規程は、五友会が保有する個人情報の取り扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

（目的）

第2条 この規程は、個人情報の適正な取扱いに関し、五友会が遵守すべき義務等を定めることにより、
五友会会則第2条に定める区域内に居住する会員（以下「会員」という。）の権利利益を保護することを目的とする。

（定義）

第3条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、
その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を
識別することができることとなるものを含む。）をいう。

2 この規程において「保有個人情報」とは、五友会が保有する、会員に係わる個人情報をいう。

3 この規程において「本人」とは個人情報によって識別される特定の個人をいう。

（利用目的の特定）

第4条 五友会が、個人情報を取扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。

2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

（利用目的による制限）

第5条 五友会は、あらかじめ本人の同意を得ないで前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取扱ってはならない。

（適正な取得）

第6条 五友会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

（取得に際しての利用目的の通知等）

第7条 五友会は、会員からの届出を受理することに伴い、五友会加入届に記載された当該本人の個人情報を取得する場合、およびその他本人から
直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。

（適正な管理）

第8条 五友会は、五友会会則第21条を施行にあたり、個人情報の保護を図るため個人情報管理責任者を定め、次に掲げる事項について必要な措置を
講じなければならない。

（1）正確かつ最新なものとすること。

（2）漏えい、滅失又は棄損その他の事故を防止すること。

（3）管理する必要がなくなったときは、速やかに廃棄又は消去すること。

2 五友会会則第12条に定める情報管理（保管と廃棄）の規定に基づき、個人情報を含む文書及びデータの適切な管理を行う。

3 五友会会則第13条に定める個人情報の管理責任者は、会長が任命する。

（第三者提供）

第9条 五友会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで保有個人情報を第三者に提供してはならない。

（1）法令に基づく場合

（2）人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（3）公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

（4）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が、法令の定める事務を遂行することに協力する場合であって、
本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

2 五友会の会員及び会員であった者は、五友会が作成する会員名簿に記載された個人情報を利用する場合は、五友会が定める利用目的の範囲内とし、
会員以外の第三者に提供してはならない。

3 五友会は、保有個人情報の第三者提供を行った際は、提供の年月日及び受領者の氏名等を記録し、3年以上保存しなければならない。

（利用目的の公表）

第10条 五友会は、保有する個人情報の利用目的及び次条の規定による開示等の請求に応じる手続きの方法を、五友会が発行する会員宛の資料等
に掲載するなどの手段により、会員の知り得る状態に置かなければならない。

（開示等）

第11条 五友会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人情報を開示
しなければならない。なお、開示の求めができる者は、この五友会の会員とし、本人が開示を求めることができない、やむを得ない理由があると
認めるときは、代理人によってすることができるものとし、次項以下についても同様とする。

2 五友会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報の内容が事実でないという理由によって当該保有個人情報の内容の訂正を求められた場合には、
利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人情報の内容の訂正等を行わなければならない。
なお、保有個人情報の内容の全部若しくは一部について訂正を行ったとき又は訂正を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なくその旨を
通知しなければならない。

3 五友会は、本人から、当該本人が識別される保有個人情報が第6条の規定に反して取り扱われているという理由又は第7条の規定に反して取得されたもの
であるという理由によって、当該保有個人情報の利用の停止又は消去を求められた場合であってその求めに理由があると判明したときは、必要な範囲で、
遅滞なく当該保有個人情報の利用停止等を行わなければならない。

（理由の説明）

第12条 五友会は、前条の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置
をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。

（苦情の処理）

第13条 五友会は、保有する個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

（五友会で定める個人情報と管理部門）

第14条 五友会会則第21条に定める個人情報及び管理部門は次の通りとする。

1. 各世帯入会申込書：会計部
2. 組内会員名簿：組長（組長作成、書式不定）
3. 役員、組長名簿、編成表：総務部、会長、役員、組長
4. 災害時用個別会員名簿（防災ファイル）：組長
5. 災害発生時安否確認・被害確認結果：組長
6. 組内安否確認・被害集計（ブロック長への報告）：組長、ブロック長
7. ブロック内安否確認・被害集計：ブロック長、防災部
8. ブロック・組内避難行動要支援者名簿：会長、福祉部、ブロック長、組長
9. 避難行動要支援者個別名簿・訪問記録：組長
10. 災害発生時安否確認・被害確認結果（避難行動要支援者）：組長
11. 災害時世帯調査用兼連絡先表（家族構成含む）：防災部
12. 委員会、親睦会業務に伴い収集された個人情報：各委員長、委員、親睦会長及びその役員
13. 五友会町内会会員地図：

・全役員をはじめ、全世帯へ配布を行う。

・この地図の所持者は、本地図を他者へ開示またはデータ、印刷​等による目的外の使用、漏洩​、メール送付、手渡しを禁止する。

・五友会会員は、町内会地図の取り扱いには細心の注意を怠ることなく、自己責任による善管注意義務を持って所持する。

・五友会会員資格を逸した者は、速やかに町内会地図を五友会（隣組組長経由）へ返却するものとする。

・五友会会員が町内会地図の取扱い不手際によって、何らかの事故、損害などの事件が発生しても五友会は免責となる。

附則 この規程は、令和７年７月２０日から施行する。